Existen diversos tipos de oficina, desde virtuales hasta espacios de colaboración, como una alternativa para pequeñas y medianas empresas.
Estás a punto de abrir un negocio y no sabes qué es mejor para tu compañía: rentar una oficina física o virtual, un espacio en un coworking o comprar un predio para instalar oficinas.
Existen diferentes tipos de oficina que una pequeña y mediana empresa (pyme) puede contratar, en lugar de gastar grandes cantidades para adquirir un inmueble y adecuarlo a sus necesidades, lo que ayuda a reducir costos en instalación, contratación y mantenimiento.
María Fernanda Trillo, vicepresidenta de Coldwell Banker Commercial, empresa especializada en bienes raíces, señala que existen varios tipos de oficinas: virtuales, físicas, business center o coworking, y recomienda destinar sólo 40% de los ingresos de la compañía a la renta de espacios de trabajo.
Oficinas virtuales
Una oficina virtual es aquella que se contrata para que una empresa conteste el teléfono y reciba la mensajería, pero no es un espacio físico para que el empresario desempeñe sus labores.
“Este tipo de oficina sirve para tener presencia corporativa y no requiere una gran inversión. Además, ofrece salas de juntas donde el empresario puede recibir a los clientes de vez en cuando, pero el trabajo realmente no es ahí, sino en la calle o casa”, expresó Trillo.
Estas oficinas tienen una desventaja: las salas de juntas no siempre están disponibles.
Oficinas físicas
Cuando una empresa está consolidada, es momento de definir un espacio físico para instalarse; contar con ello le brinda confianza al cliente.
“En el mundo de los negocios, la confianza te la da una oficina; brinda imagen, seriedad y formalidad”, mencionó Trillo.
Por ello, se recomienda que al adquirir una oficina particular se elija un espacio amplio y se deje una reserva territorial, a fin de permanecer en esa estancia por algunos años y que cuando el negocio crezca no haya la necesidad de mudarse.
Business center
Un business center es la renta de oficinas temporales o espacios de colaboración que se adquieren por periodos cortos.
Esta modalidad de oficina es recomendable para organizaciones que recién inician o que buscan crecer, pero que aún no cuentan con los recursos para adquirir un lugar propio.
Entre los beneficios que ofrece esta modalidad, está no preocuparse por acondicionar el lugar. Además, brindan opciones de oficinas de lujo o de primer nivel, a fin de que la empresa no tenga que hacer un desembolso grande para obtener este beneficio.
Coworking
También están los coworking, que son áreas de trabajo con espacios abiertos, donde no hay lugares designados, y están amueblados con sillones o mesas largas y colaborativas.
La modalidad ofrece también la posibilidad de contratar salas de juntas u oficinas para una o dos personas, ideales cuando se requiere privacidad. La diferencia es que en el coworking la superficie se comparte entre profesionales que desarrollan distintas actividades, mientras que en el business center llevan a cabo la misma actividad.
Los coworking cuentan con opciones flexibles para pagar sólo lo que se usa, y tienen una red nacional o internacional que permite hacer uso de las instalaciones en otro estado o país.
Aunque estos espacios no cuentan con tanta privacidad, no es un problema; al contrario, resulta una ventaja, porque los emprendedores suelen encontrar en su compañero de al lado a un nuevo colaborador o a la empresa que ayude a impulsar a la pyme.
Podemos concluir:
Antes de contratar cualquier tipo de oficina, revisa la zona donde están los clientes, conoce qué incluye el contrato y qué servicios están incluidos y cuáles se cobrarán aparte.
La recomendación de los especialistas es dedicar como máximo 40% de los ingresos de una compañía a la renta de oficinas o espacios de trabajo.
Te vemos pronto bendiciones y éxito en tus empredimientos.